GPOI - Documentazione tecnica - Knowledge base documentale

stefan ambs

La conoscenza in azienda

La documentazione e la conoscenza dei vecchi progetti e degli standard sono normalmente presenti in azienda, ma non sempre facilmente reperibili.
Li troviamo infatti presenti nei server e nei cloud aziendali, ma anche sui computer che i dipendenti usano, soprattutto se si tratta di consulenti che lavorano presso clienti. Purtroppo a volte la conoscenza si trova solamente nella “testa” dei dipendenti.

Di fatto è come se lo si rifacesse per la prima volta.
Diventa fondamentale avere una “metodologia” e dei “template” di supporto ai progetti, e avere uno “strumento” per gestire la documentazione (il Knowledge) in modo da poterla recuperare successivamente.

I template standard in azienda

Il template è un documento di base, una struttura vuota da riempire in base al progetto.
Può essere uno schema Excel che andrà configurato con i dati relativi al progetto dove poi
andranno inseriti i dati durante lo svolgimento dello stesso.

Per ogni tipo di progetto operativo è bene individuare una serie di documenti necessari e i relativi template. Anche in questo caso non tutti i documenti andranno utilizzati, sempre in base al tipo di progetto. Inoltre potrebbe essere necessario utilizzare gli standard del cliente. In questo caso è bene cercare la corrispondenza tra ciò che ha organizzato il cliente e la nostra impostazione.

Organizzazione dei documenti

Per organizzare i documenti all’interno del server può essere utile definire delle aree standard (per esempio directory o cartelle) organizzati come “Archivi Tecnici”, identificare
i documenti in modo standard per agevolarne la comprensibilità e reperibilità, definire
i template dei vari tipi di documenti.

È buona norma che ci si organizzi in questo modo già all’avvio del progetto creando questa
struttura sul server centrale con copie sulle proprie macchine. Per agevolare l’accesso da
parte di tutti gli operatori a questi dati è comunque preferibile prevedere l’organizzazione
di questi dati all’interno di un Cloud aziendale.
A seconda del tipo di progetto non tutte le cartelle andranno riempite.

Nomi documenti

Il nome dei documenti dovrebbe essere di tipo “parlante” e potrebbe seguire la regola per
cui ogni documento “pseudo ufficiale” dovrà avere un codice autoesplicativo, che permetta
cioè di far capire a chi cerca qualcosa (noi o un programma di gestione documentazione)
il contenuto del documento.
Un esempio di “nome parlante” potrebbe essere:
commessa_tipolavoro_tipodocumento_nprogressivo_release
dove:
• commessa è il codice commessa ufficiale;
• tipolavoro è il codice del tipo di lavoro;
• tipodocumento è il particolare tipo di documento;
• nprogressivo è un numero progressivo del documento all’interno del progetto (da
gestire progetto per progetto). Può anche essere omesso;
• release è la versione del documento.

 

Informazioni su Francesco Bragadin

Insegno informatica e telecomunicazioni al liceo scienze applicate ed all'indirizzo informatica e telecomunicazioni. Ho terminato gli studi in ingegneria elettronica e telecomunicazioni lavorando per molti anni come libero professionista nell'ambito della gestione storage e disaster recovery su mainframe.
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