GPOI - Documentazione tecnica - Sistemi di gestione documentale

stefan ambs

Il Document Management

Le informazioni normalmente gestite sono quelle anagrafiche (progetto di riferimento,
autore, data di creazione e di modifica, eventuale package software utilizzato per generarlo), ulteriori informazioni che ne agevolano la classificazione e il successivo reperimento (codice di prodotto e/o di commessa, materiale, costo, ecc.) i riferimenti ad altri oggetti (per esempio un’offerta fa riferimento a un determinato capitolato tecnico), i riferimenti ai file o alla posizione in archivio dei documenti cartacei.

I sistemi per la Gestione Elettronica dei Documenti sono generalmente formati da due
componenti, una in grado di coprire le esigenze dell’IMAGE PROCESSING, dove l’enfasi
maggiore viene posta sulla gestione e manipolazione dell’immagine in quanto tale, e una
rivolta al DOCUMENT MANAGEMENT, dove vengono trattate problematiche di gestione
e memorizzazione del documento con funzionalità e problemi simili a quelli delle Basi di
Dati.

Tipicamente in un sistema “completo” per la gestione dei documenti vengono individuate
quattro aree:

  • una per la gestione e archiviazione (Document Management),
  • una per l’acquisizione,
  • una per la creazione e le modifiche
  • una per la consultazione dei documenti (queste ultime tre aree fanno parte dell’Image Processing)

Architettura

Mantenere traccia dello stato dei documenti, nonché traccia dell’ evoluzione e delle modifiche ai documenti nel tempo, consente verifiche accurate sugli avanzamenti e permette di individuare tempestivamente eventuali ritardi.

Image Processing

Acquisizione dall’esterno
L’area di acquisizione è l’area in cui gli oggetti provenienti dal mondo esterno vengono
acquisiti e trasformati dal formato nativo (carta, filmati, altri formati, ecc.) in un formato
elettronico.

Area Creazione e modifica

Sono le normali stazioni di lavoro degli utenti, e devono essere in grado di fornire gli
strumenti per la creazione di nuovi documenti e per la modifica di quelli già memorizzati.

Molto utili sono i sistemi OCR (Optical Character Recognition), per la conversione di
immagini di caratteri (scritte a mano o a macchina) in caratteri alfanumerici.

Area di consultazione e stampa
L’area di consultazione e stampa differisce dall’area di creazione e modifica essenzialmente per l’inibizione che si dà alla possibilità di modificare i documenti: per il resto risulta del tutto simile.

La gestione dei documenti

Sicurezza
Il Document Manager garantisce l’integrità dei dati evitando modifiche concorrenti e controllando gli accessi ai documenti da parte degli utenti; i privilegi di accesso vengono determinati in base al ruolo ricoperto dall’utente, allo stato e al tipo dell’oggetto.

Workflow Management
Le funzionalità di Workflow permettono di gestire e facilitare il “flusso” di lavoro che si
svolge tra vari partecipanti, concordemente ad alcune regole e mirando al raggiungimento
di alcuni obiettivi.

La fine della propria attività dovrà essere segnalata, in modo che chi dovrà continuare il lavoro (o che comunque era in attesa della fine di questo task) sia avvisato e che quindi possa iniziare la propria parte.

Release Management

Una procedura di rilascio consente di:
• descrivere l’iter di un documento all’interno dell’organizzazione (i vari passi vengono
detti stati o livelli di approvazione);
• definire le condizioni che devono essere soddisfatte affinché un documento venga promosso a un dato livello;
• stabilire i privilegi di consultazione e modifica del documento per ciascun livello.

Project Management
È importante poter organizzare le informazioni creando diversi ambienti di lavoro (per
progetto e/o commessa). Per ogni attività vengono quindi definiti gli utenti abilitati ad accedere al sistema e il ruolo che ciascuno di essi ricopre, i privilegi di accesso, i documenti di interesse, le regole di approvazione e di notifica degli eventi.

Autorizzazioni (firme elettroniche)
Il completamento di una certa attività è determinato da una serie di circostanze: chi doveva svolgere un certo compito deve averlo fatto, i documenti e i folder relativi devono essere in un particolare stato, i responsabili devono aver dato la loro approvazione.
Esiste quindi un insieme di vincoli di completezza e di consistenza (chiamati check) che
devono essere soddisfatti affinché un passaggio di stato possa aver luogo (per esempio il
completamento di un altro task o il rilascio di un particolare documento).
Il principale tipo di Check è costituito dalle firme elettroniche, cioè dalle autorizzazioni
che gli utenti abilitati possono dare per approvare una fase del lavoro o promuovere un
documento o un folder al livello successivo.

Informazioni su Francesco Bragadin

Insegno informatica e telecomunicazioni al liceo scienze applicate ed all'indirizzo informatica e telecomunicazioni. Ho terminato gli studi in ingegneria elettronica e telecomunicazioni lavorando per molti anni come libero professionista nell'ambito della gestione storage e disaster recovery su mainframe.
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